Informationen für Einsender

Eine Bearbeitung der eingesandten Proben kann nur dann erfolgen, wenn das Material
und die übermittelten Daten vollständig sind und bestimmte Qualitätsmerkmale erfüllen.

Folgende Daten benötigen wir auf dem Einsendeschein um den Bearbeitungsprozess verzögerungsfrei starten zu können:

• Vollständige Patientendaten (Name, Vorname, Geburtsdatum)
• Einsenderdaten (Name und Telefonnummer des einsendenden Arztes)
• Angabe klinischer Informationen (z.B. Grund- bzw. Vorerkrankungen, wichtige klinische Informationen, die zur Diagnosestellung hilfreich sein können)
• Angabe einer klinischen Fragestellung
• Angabe des Materials inkl. der Entnahmelokalisation(en)
• Eindeutige Nummerierung der Präparate bei Übersendung mehrerer Gefäße
• Art der Bearbeitung (Routine / Eilschnitt / Schnellschnitt)
• Vollständige Angabe der abrechnungsrelevanten Daten (Krankenkasse, Aufnahmeart, Abrechnungsarzt)

Folgende Kriterien müssen für das Material erfüllt sein:

• Übersendung in einem auslaufsicheren Gefäß, das mit den Patientendaten (z.B. Patientenaufkleber) wasserfest beschriftet sein muss
• Beschriftung der Einsendegefäße mit Unternummer bei Übersendung mehrerer Präparate zum selben Patienten (z.B. Präparat 3)
• Übersendung in 4,5 % neutral gepuffertem Formalin
• Ausreichende Menge Formalin für die Größe des Präparates, das Präparat sollte vollständig mit Formaldehyd bedeckt sein (Volumenverhältnis von Gewebe zu Formalin mind. 1:10)
• Proben für die Schnellschnittuntersuchung müssen nativ (ohne Formalin!) übersandt werden (Um Austrocknung kleiner Präparate zu verhindern, können diese in einen befeuchtete NaCl- Kompresse eingeschlagen werden)
• Eindeutige Markierung der Präparate zur notwendigen Orientierung mit entsprechend eindeutiger Beschreibung der Markierung auf dem Einsendeschein. Zur Markierung eignen sich formalinfeste Tuschemarkierungen, farbige oder unterschiedlich lange Fadenmarkierungen.
• Hohlorgane sollten bereits im OP eröffnet werden, um eine optimale Fixierung des Gewebes auch über die Schleimhaut zu gewährleisten.
• Bei größeren Organen kann ein Aufspannen der Präparate auf Kork- / Styroporplatten sinnvoll sein, um Schrumpfungsartefakte zu verringern.
• Nicht-Hohlorgane sollten nicht aufgeschnitten übersandt werden.
• Bei komplexeren Operationspräparaten oder speziellen Fragestellungen kann eine begleitende Skizze sinnvoll sein.

Wir bitten darum, für das Untersuchungsgut den jeweilig passenden Einsendeschein zu übermitteln und diese vollständig auszufüllen.

Die vollständig abgeschlossenen Befunde werden nach Absprache per Fax oder falls notwendig per Post übermittelt. Eine Befundezustellung per Mail ist aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht möglich. Klinikumsintern wird der Befund über eine elektronische Schnittstelle an das Patienteninformationssystem übermittelt.

Eine Übermittlung der erstellten Befunde erfolgt grundsätzlich nur an den einsendenden / auftraggebenden Arzt. Eine ggf. Vorabübermittlung von Teilergebnissen nicht vollständig abgeschlossener Befunde kann ausschließlich auf ärztlicher Ebene erfolgen und obliegt der Entscheidung des/der zuständigen Pathologen/in. Eine Übermittlung der Befundergebnisse direkt an Patienten ist nicht möglich.

Routinehistologie

Alle Gewebeproben, die ohne Eil- oder Schnellschnittauftrag zu uns gelangen,
werden von Mo – Fr. in einem Routineverfahren bearbeitet.
In der Regel wird das Material bei Probeneingang vor 16:30 Uhr noch am selben Tag bearbeitet.

Ein Arzt entscheidet darüber, ob die Fixierung des Gewebes bereits für die taggleiche Bearbeitung ausreicht, oder ob (insbesondere bei größeren Präparaten) eine Übernachtfixierung notwendig ist. Nach dem Zuschnitt des Präparates folgen im Labor die Block- und Schnitterstellung inkl. der daran notwendigen Färbemethoden. Eine Befunderstellung erfolgt immer durch einen Facharzt für Pathologie. Die Arbeit von Assistenzärzten wird grundsätzlich durch einen Facharzt supervidiert.

Die Bearbeitungszeit eines Falles hängt stark von der Größe und Art des Präparates (ggf. längere Fixierung / ggf. Entkalkung des Materials), von der Komplexität der Diagnose (ggf. Einholen einer zweiten Meinung intern oder extern) und der Notwendigkeit von Zusatzuntersuchungen (Stufenschnitte / Immunhistologie /Molekularpathologie) ab.
Eine zügige Bearbeitung der Fälle ist für uns selbstverständlich, die Qualität des Befundes und der Diagnose hat aber stets Vorrang.

Eilschnittbearbeitung

Proben, deren Diagnose besonders dringlich ist, können im Bearbeitungsprozess bevorzugt werden. Dazu muss eine klinische Rechtfertigung der Dringlichkeit vorliegen.
(z.B. tagesgleiche therapeutische Konsequenz durch die Diagnose).

Für eine tagesgleiche Bearbeitung muss das Material bis 10:30 Uhr im Institut abgegeben werden. Voraussetzung für die eilige Bearbeitung ist die adäquate Fixierung der Gewebeproben, was nur bei kleinen Gewebsstücken (bis ca. 1cm³) erfüllt werden kann. Im Zuschnitt entscheidet die technische Assistenz bzw. der Pathologe/in, ob das Gewebe für eine tagesgleiche Aufarbeitung geeignet ist.
Sollte die Qualitätskontrolle ergeben, dass das Gewebe nachfixiert werden muss oder das Material nach 10:30 Uhr eingehen, erfolgt die bevorzugte Bearbeitung am nächsten Tag.

Unmittelbar nach der Bearbeitung durch den diensthabenden Pathologen wird der Befund dem einsendenden Arzt telefonisch mitgeteilt.
Bei fehlender Angabe der Telefonnummer kann eine Befundübermittlung nicht erfolgen.
Im Anschluss wird ein schriftlicher Befund erstellt, der wie o.a. übermittelt wird.

Schnellschnittbearbeitung

Proben, deren Diagnose eine unmittelbare intraoperative Konsequenz haben, können im sogenannten Schnellschnittverfahren untersucht werden.

Die Bearbeitung von Schnellschnitten ist jeweils von Montag bis Freitag zwischen 08:00 und 16:30 Uhr möglich. Bei Schnellschnitten nach 14:30 Uhr bitten wir um telefonische Voranmeldung des Schnellschnitts. Außerhalb dieser Zeiten können Schnellschnitte ausschließlich nach Absprache mit dem Institut und Prüfung personeller Verfügbarkeiten durchgeführt werden.

Der Versand per Kurier ist durch den Operateur zu sichern. Das Material muss unfixiert (ohne Formalin!) übersandt werden, andernfalls kann eine Schnellschnittbearbeitung nicht erfolgen.

Die telefonische Befundübermittlung an den Operateur erfolgt unmittelbar nach der Diagnosestellung durch den diensthabenden Schnellschnittarzt. Die Zeit zwischen Probeneingang und telefonischer Befundübermittlung soll i.d.R. 20-30 min betragen.

Achtung: Die Qualität der Diagnose steht zu jedem Zeitpunkt an erster Stelle.
Somit kann es bei erschwerter Bearbeitung (viele eingesandte Proben zu dem Fall / mehrere Schnellschnitte unterschiedlicher Fälle gleichzeitig / schwierige Diagnosen, die die Meinung mehrerer Ärzte erfordern etc.) zu einer verlängerten Zeit bis zur Diagnose kommen.

Die gynäkologische Zytologie wird nach dem ThinPrep-Verfahren (Dünnschichtzytologie)
aufgearbeitet. Die Probengefäße kommen mit dem abgestrichen bzw. gewonnenen Zellmaterial zur Einsendung.

Bei der extragenitalen Zytologie kommen unterschiedliche Methoden zum Einsatz:

• Sämtliche Ergüsse der serösen Höhlen, Liquor, EBUS- TBNA werden mit der Zytospin-Methode aufgearbeitet.
• Schilddrüsenpunktate, Analabstriche, Zystenpunktate der Mamma und Urinzytologien werden mit der Thinprep– Methode aufgearbeitet.

Sollte eine Punktionsnadel im Einsendegefäß verbleiben, so bitten wir um deutliche Kennzeichnung auf dem Einsendeschein, um Verletzungen unserer Mitarbeiter zu vermeiden.

Im immunhistologischen Labor stehen mehr als 200 unterschiedliche Antikörper zur Verfügung.
Die für die Diagnostik notwendigen Färbungen werden vom bearbeitenden Pathologen ausgewählt.

Sollte eine spezielle Färbung vom behandelnden Arzt oder vom Patienten selber gewünscht sein, bitten wir um die explizite Anforderung auf dem Einweisungsschein bzw. nach der initialen Befunderstellung um einen separaten Untersuchungsauftrag.
(siehe externe / interne Untersuchungsaufträge).

Im molekulargenetischen Labor stehen vielfältige Möglichkeiten modernster Techniken auf DNA- und RNA- Ebene zur Verfügung. Die Diagnostik kann erfolgen an:

• Paraffinblöcken
• zytologischen Flüssigkeiten
• gefärbten/ungefärbten Ausstrichpräparaten
• gefärbten/ungefärbten histologischen Schnitten
• unfixierten Gewebeproben
• Blut

Zur Bearbeitung ist die konkrete Angabe der gewünschten Untersuchung auf dem Einsendeschein notwendig.

Bei Testung von nicht-Tumorgewebe auf potentielle (Keimbahn-)Mutationen ist die Zustimmung des Patienten mitzuschicken.
Ohne Aufforderung und entsprechende Patientenzustimmung wird keinerlei Keimbahndiagnostik durchgeführt.

Grundsätzlich müssen alle Untersuchungsaufträge (z.B. zusätzliche Untersuchungen mittels Immunhistochemie / Molekularpathologie) schriftlich und mit aktuellen Patientendaten zur Abrechnung (z.B. aktueller Patientenaufkleber) im Institut eingehen.

Aufträge können per Post, per Fax oder per Mail gestellt werden.

Bei Arbeitsaufträgen, zu denen sich das Material in der Pathologie befindet, sollte die interne Journalnummer angegeben werden, zu welcher der Auftrag ausgeführt werden soll.

Arbeitsaufträge, deren Material sich nicht im Institut befinden, müssen mit dem zu untersuchenden Material eingehen. Nach Bearbeitung der Aufträge wird ein schriftlicher Befund erstellt und wie o.a. übermittelt.

Externes Untersuchungsmaterial wird nach Abschluss der Untersuchungen an den Einsender zurück übersandt.

Die Diagnostik der uns überlassenen Fälle erfolgt anhand aktuellster Leitlinien und nach sorgfältiger Prüfung durch mindestens einen Facharzt für Pathologie.

In manchen Fällen kann aufgrund schwieriger „Expertendiagnosen“ oder unterschiedlicher Meinungen im Institut keine eindeutige Diagnose gestellt werden. Hier wird das Untersuchungsgut bzw. eine Auswahl relevanter Schnitte zur Diagnosefindung an einen ausgewiesenen Experten und Konsilpartner übersenden:

Liste Konsilpartner

PDF-Dokument, 52 kBLaden

Sollte eine konsiliarische Zweitmeinung von einem behandelnden Arzt oder durch den Patienten selbst gewünscht sein, muss die Kostenübernahme gesichert sein.
Wir bitten in diesen Fällen um die Angabe des Kostenträgers.

Das Institut für Pathologie ist fester Bestandteil des Teams des Netzwerkstandorts Essen
im nationalen Netzwerk Genomische Medizin (nNGM). Nähere Informationen zur Arbeit des nNGM Verbunds sowie die notwendigen Antragsformulare finden Sie hier:

Homepage nNGM

Anforderungsscheine nNGM

Das Institut für Pathologie arbeitet eng mit dem Team der Westdeutschen Biobank Essen (WBE) zusammen. Diese macht als zentrale Serviceeinrichtung der Medizinischen Fakultät Duisburg-Essen die Erforschung von Krankheitsursachen und der Verbesserung von Diagnostik und Therapie Forschung möglich.
Gespendetes Probenmaterial mit den dazugehörigen streng pseudonymisierten Daten von Patientinnen und Patienten des UK Essen und seiner Tochterkliniken wird hier eingelagert und steht der medizinischen Forschung zur Verfügung.
Für eine Entnahme von Probenmaterial aus übersandtem Operationsgut für die Überstellung in die Biobank ist grundsätzlich eine Zustimmung des Patienten vorzulegen.

Homepage WBE